تنخواه چیست؟ آشنایی کامل با تنخواه در حسابداری و اصول مدیریت آن

در هر سازمان، چه کوچک و چه بزرگ، همواره هزینه‌هایی وجود دارد که مبلغ آن‌ها اندک است اما تکرار بالایی دارند. این هزینه‌ها اگرچه به‌ظاهر ناچیزند، اما در مجموع می‌توانند رقم قابل توجهی را تشکیل دهند. ثبت و پرداخت جداگانه‌ی این مخارج کوچک از طریق سیستم‌های بانکی یا صدور چک، معمولاً زمان‌بر و غیراقتصادی است. به همین دلیل، مفهومی به نام تنخواه در حسابداری و مدیریت مالی شکل گرفته است.

تنخواه یکی از ابزارهای رایج برای مدیریت هزینه‌ های جزئی و روزمره در سازمان‌هاست. در این مقاله بررسی می‌کنیم تنخواه چیست، چه کاربردی دارد، چگونه ثبت و کنترل می‌شود و مزایا و معایب استفاده از آن کدام‌اند.

---

تنخواه چیست؟ 

تنخواه (Petty Cash) به مبلغ مشخصی از وجه نقد گفته می‌شود که شرکت برای پرداخت هزینه‌های کوچک، فوری و پیش‌بینی‌نشده در اختیار دارد. این مبلغ معمولاً در یک صندوق، کشو یا جعبه‌ی قفل‌دار نگهداری می‌شود و تحت نظارت یک فرد مسئول مورد استفاده قرار می‌گیرد.

حساب تنخواه یک حساب مستقل در سیستم حسابداری است که به‌صورت دوره‌ ای شارژ و تسویه می‌شود. هدف از ایجاد تنخواه، تسهیل پرداخت مخارج جزئی بدون نیاز به طی کردن فرایندهای طولانی مالی است.

در سازمان‌های بزرگ، ممکن است هر واحد یا بخش، تنخواه مخصوص به خود را داشته باشد؛ در حالی که در کسب‌وکارهای کوچک، معمولاً یک صندوق تنخواه برای کل مجموعه در نظر گرفته می‌شود.

---

تنخواه به چه منظوری استفاده می‌ شود؟

داشتن حساب تنخواه باعث می‌شود پرداخت هزینه‌هایی که مبلغ آن‌ها کم است، ساده‌تر و سریع‌تر انجام شود. این هزینه‌ها معمولاً آن‌قدر کوچک هستند که صدور چک یا پرداخت با کارت اعتباری برای آن‌ها منطقی به نظر نمی‌رسد.

نمونه‌هایی از موارد استفاده تنخواه عبارت‌اند از:

• خرید لوازم اداری جزئی مانند خودکار، کاغذ یا منگنه

• تهیه کارت هدیه یا گل برای مشتریان یا کارکنان

• پرداخت هزینه‌ی پذیرایی جلسات کوچک

• بازپرداخت هزینه‌های جزئی کارکنان

• هزینه‌های حمل‌ونقل یا خدمات فوری

تنخواه معمولاً برای هزینه‌های غیرقابل پیش‌بینی و فوری به کار می‌رود و نباید جایگزین پرداخت‌های رسمی و برنامه‌ریزی‌شده شود.

بیشتر بخوانید: مشکلات رایج در ثبت چک در سامانه صیاد و راه‌ حل‌ های آن برای مدیران کسب و کار

---

مسئول حساب تنخواه کیست و چه وظایفی دارد؟

برای مدیریت صحیح تنخواه، یک فرد به‌عنوان مسئول حساب تنخواه یا صندوق‌دار تنخواه تعیین می‌شود. این فرد نقش مهمی در حفظ شفافیت مالی و جلوگیری از سوء‌استفاده دارد.

وظایف مسئول تنخواه شامل موارد زیر است:

• نگهداری امن وجه نقد تنخواه

• پرداخت هزینه‌ها فقط در چارچوب مقررات تعیین‌شده

• دریافت و نگهداری رسیدها و فاکتورها

• ثبت اطلاعات پرداخت‌ها

• درخواست شارژ مجدد تنخواه در زمان مقرر

• همکاری با واحد حسابداری در زمان تطبیق حساب

وجود مسئول مشخص برای تنخواه باعث می‌شود کنترل‌های داخلی به‌درستی اجرا شود و احتمال خطا یا تخلف کاهش یابد.

---

ملزومات و کنترل‌ های داخلی حساب تنخواه

اگرچه تنخواه برای سهولت پرداخت ایجاد می‌شود، اما نبود کنترل مناسب می‌تواند آن را به یکی از نقاط ضعف مالی سازمان تبدیل کند. به همین دلیل، شرکت‌ها معمولاً قوانین و محدودیت‌هایی برای استفاده از تنخواه در نظر می‌گیرند.

مهم‌ترین ملزومات استفاده از تنخواه عبارت‌اند از:

• تعیین سقف مبلغ تنخواه

• مشخص بودن نوع هزینه‌های مجاز

• الزام به ارائه رسید معتبر

• محدود بودن افراد مجاز به برداشت

• انجام تطبیق دوره‌ای حساب تنخواه

در بسیاری از سازمان‌ها، فرایند دوگانه‌ای تعریف می‌شود که در آن یک نفر مسئول نگهداری وجه نقد و فرد دیگری مسئول ثبت و کنترل حسابداری است. این تفکیک وظایف نقش مهمی در کاهش ریسک سوء‌استفاده دارد.

---

نحوه ثبت معاملات تنخواه در حسابداری

یکی از نکات مهم درک مفهوم تنخواه، آشنایی با نحوه ثبت حسابداری آن است. برخلاف سایر پرداخت‌ها، هر برداشت از تنخواه به‌صورت جداگانه در دفتر روزنامه ثبت نمی‌شود.

رویه معمول به این صورت است:

• در زمان ایجاد یا شارژ تنخواه، ثبت حسابداری انجام می‌شود.

• در طول دوره، پرداخت‌های جزئی از تنخواه انجام شده و رسیدها جمع‌آوری می‌شوند.

• در زمان شارژ مجدد یا تسویه، مجموع هزینه‌ها ثبت و حساب تنخواه به‌روز می‌شود.

اگر در زمان تطبیق، مبلغ تنخواه کمتر یا بیشتر از مقدار مورد انتظار باشد، ثبت حسابداری برای شناسایی کسری یا اضافی تنخواه انجام می‌شود.

---

روش تطبیق حساب تنخواه چیست؟

تطبیق تنخواه فرایندی است که طی آن، موجودی واقعی صندوق با اسناد و رسیدهای موجود مقایسه می‌شود. این کار معمولاً در پایان دوره‌های مشخص (مثلاً ماهانه) انجام می‌شود.

فرایند تطبیق شامل مراحل زیر است:

1. شمارش وجه نقد باقی‌مانده

2. جمع‌ آوری و بررسی رسیدها

3. مقایسه مجموع وجه نقد و رسیدها با مبلغ اولیه تنخواه

4. شناسایی کسری یا اضافی احتمالی

5. ثبت اصلاحات لازم در حسابداری

هدف از تطبیق تنخواه، اطمینان از صحت اطلاعات مالی و شفافیت هزینه‌ ها است.

بیشتر بخوانید: مدیران شرکت‌ها باید این موارد را درباره صدور چک بدانند

---

تفاوت پول در دسترس و حساب تنخواه چیست؟

اصطلاح پول در دسترس دامنه‌ای گسترده‌ تر از تنخواه دارد. پول در دسترس به هر نوع دارایی نقدی یا شبه‌نقدی اطلاق می‌شود که شرکت می‌تواند به‌سرعت از آن استفاده کند.

تنخواه:

• مبلغ مشخصی پول نقد

• برای هزینه‌های کوچک و داخلی

• تحت نظارت خاص

پول در دسترس:

• شامل وجه نقد، حساب بانکی، معادل‌های نقدی

• کاربرد عمومی‌تر

• لزوماً مختص هزینه‌های جزئی نیست

به بیان ساده، تمام تنخواه نوعی پول در دسترس است، اما همه پول‌های در دسترس تنخواه محسوب نمی‌شوند.

---

مزایای استفاده از حساب تنخواه

تنخواه با وجود سادگی، مزایای مهمی دارد که باعث شده هنوز در بسیاری از سازمان‌ها مورد استفاده قرار گیرد:

• سرعت بالا در پرداخت هزینه‌های جزئی

• کاهش بروکراسی اداری

• جلوگیری از پرداخت هزینه‌ها از جیب کارکنان

• مناسب برای شرایط اضطراری

• ساده و قابل فهم

برای هزینه‌هایی که نیاز به تصمیم‌گیری سریع دارند، تنخواه یکی از کارآمدترین ابزارهاست.

---

معایب و محدودیت‌ های حساب تنخواه

در کنار مزایا، استفاده از تنخواه بدون چالش نیست. مهم‌ترین معایب آن عبارت‌اند از:

• دشواری کنترل و پیگیری پول نقد

• ریسک سرقت، تقلب یا سوء‌استفاده

• نیاز به ثبت دستی و نظارت مستمر

• افزایش بار اداری، به‌ویژه در کسب‌ و کارهای کوچک

• کاهش کاربرد در دنیای پرداخت‌های دیجیتال

با گسترش پرداخت‌های الکترونیکی، برخی کارشناسان معتقدند نقش تنخواه در حال کمرنگ شدن است، هرچند هنوز به‌طور کامل حذف نشده است.

---

جمع‌ بندی

تنخواه ابزاری ساده اما مهم در حسابداری و مدیریت مالی است که برای پرداخت هزینه‌های کوچک و روزمره به کار می‌رود. استفاده صحیح از تنخواه می‌تواند سرعت عملیات مالی را افزایش دهد و بار اداری را کاهش دهد، اما در صورت نبود کنترل مناسب، به منبعی برای خطا و سوء‌استفاده تبدیل می‌شود. مدیریت اصولی تنخواه، تعیین مقررات شفاف، ثبت دقیق اسناد و انجام تطبیق‌های منظم، از الزامات استفاده موفق از این ابزار مالی در سازمان‌ها به شمار می‌رود.